A gestão por processos ou Business Process Management (BPM) é a técnica que consiste em usar métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar, otimizar e automatizar processos. Em outras palavras, o BMP é a combinação de métodos que as empresas usam para gerenciar processos.

Os processos podem ser tanto estruturados e replicáveis como não estruturados e variáveis.

Uma das coisas mais importantes da Gestão por Processos é a previsibilidade. Em uma analogia, podemos dizer que não importa as bifurcações de uma estrada, o BPM permite que você conheça todas elas com antecedência e entenda as condições para que, durante o processo, você tome uma ou outra rota.

O BPM vê os processos como ativos importantes de uma organização, que devem ser compreendidos, gerenciados e desenvolvidos para entregar produtos e serviços de valor agregado aos seus clientes e/ou consumidores.

O que é um processo?

A pergunta parece óbvia, mas antes de continuarmos você precisa entender que processo é uma série de etapas, tarefas e decisões inter-relacionadas que são iniciadas em resposta a um evento que almeja um resultado específico. 

Processo é a forma básica de funcionamento das organizações públicas e privadas, bem como de nossa vida pessoal, mesmo que, muitas vezes, não nos demos conta disso. Tudo que nos envolve, precisa de processos para ser concluído. Quando desejamos viajar para um outro estado, por exemplo, precisamos realizar uma série de etapas: pesquisamos as passagens aéreas, analisamos os diferentes horários e valores e, em seguida, compramos o bilhete; reservamos o hotel no lugar de destino; preparamos a mala e, no dia da viagem, partimos para o aeroporto. Veja que, nesse dia, também realizamos mais uma série de processos, desde a saída de casa e chegada ao aeroporto até nos sentarmos no banco da aeronave e partir para o destino.

E por que não chamamos tudo isso de tarefas? A questão é que, ao formalizarmos um processo, pensamos no fluxo de trabalho com a produtividade em mente, e isso nos ajuda a torná-lo mais fácil de ser executado e otimizado.

Adam Smith (1723-1790), um filósofo e economista britânico, considerado pai da economia moderna, em 1776 descreveu um processo de negócios de uma fábrica de alfinetes hipotética, que envolvia 18 pessoas diferentes para fazer um alfinete:

“Um homem desenrola o arame, outro endireita-o, um terceiro corta-o, um quarto faz as pontas, um quinto afia-lhe o topo para receber a cabeça; o fabrico da cabeça requer duas ou três operações distintas; a sua colocação é um trabalho especializado como o é também o polimento do alfinete; até mesmo a disposição dos alfinetes no papel é uma arte independente; e a importante atividade de produzir um alfinete é, deste modo, dividida em cerca de dezoito operações distintas, as quais, em algumas fábricas, são todas executadas por operários diferentes, embora em outras um mesmo homem realize, por vezes duas ou três entre elas.”

Smith descobriu que, ao criar um processo e atribuir as etapas a especialistas individuais, a produtividade aumentou 24.000%. 

Com a abordagem de divisão de processos, o empreendedor e engenheiro mecânico Henry Ford (1863-1947) reduziu o tempo de fabricação do carro Ford Modelo T (produzido entre os anos 1908 e 1927) de 12,5 horas para 2,5 horas. Aquilo não foi apenas um triunfo para a conta bancária da Ford – foi um dos momentos mais revolucionários de todos os tempos, não apenas na história dos automóveis ou da manufatura, mas em toda a história dos negócios.

Gestão DE processos x Gestão POR processos

Esses conceitos estão relacionados, mas há diferenças entre eles.

• Gestão de processos – como o nome sugere, gestão de processos diz respeito à maneira pela qual as organizações conduzem as funções/processos cotidianos, de forma departamental, por exemplo, setor de RH, setor financeiro, setor de produção etc. É a forma tradicional de as empresas tocarem seus negócios. Em termos conceituais, as corporações que atuam dessa maneira o fazem de forma verticalizada, pois os processos acontecem dentro dos departamentos.
• Gestão por processos – embora a gestão de processos pareça adequada, a gestão por processo é mais abrangente e sistêmica, focada na interdependência entre os departamentos (de forma horizontal), cujo propósito é estruturar e integrar os processos na organização como um todo, numa visão holística. A gestão por processos conduz a melhores resultados, pois são quebradas as barreiras internas e há maior interação entre as diversas áreas do negócio, contribuindo para o melhor resultado. Daqui em diante, neste texto, quando nos referirmos ao BPM, estamos falando de gestão por processos.

Tarefa x Projeto x Processo

Muitas vezes confundido com gerenciamento de tarefas e projetos, o escopo do BPM é mais amplo. O gerenciamento de tarefas se concentra em tarefas individuais, enquanto o BPM observa todo o processo de ponta a ponta. O gerenciamento de projetos se refere a um escopo de trabalho único, enquanto o BPM se concentra especificamente em processos que podem ser repetidos. Por meio da melhora contínua de processos, as organizações podem otimizar seus fluxos de trabalho gerais, resultando em maior eficiência e economia de custos. Este conceito não é novo; seis sigma[1] e os princípios enxutos são exemplos de metodologias de BPM.

O ciclo de vida do BPM

Um sistema BPM bem-sucedido começa definindo os estágios envolvidos em um fluxo de trabalho. Isso ajuda a equipe a identificar áreas de melhoria e métricas para monitorar o progresso. Ao aplicar o gerenciamento de processos de negócios, as organizações podem otimizar suas operações, levando a melhores resultados de negócios. Para alcançar esses resultados, você deve compreender totalmente o ciclo de vida do BPM. Aqui estão as cinco etapas do ciclo de vida:

1. Desenhar: a equipe deve começar delineando os marcos dentro do processo. A partir daí, as tarefas individuais dentro do processo BPM geral devem ser identificadas junto com os responsáveis das tarefas para cada etapa do fluxo de trabalho. As etapas devem ser claramente definidas para que a equipe possa identificar as áreas de otimização do processo e as métricas subsequentes para rastrear sua melhoria. 
2. Modelar: durante esta etapa, a equipe deve criar uma representação visual do modelo de processo. Isso deve incluir detalhes específicos, como cronogramas, descrições de tarefas e qualquer fluxo de dados no processo. Utilizar software de gerenciamento de processos de negócios é útil durante este estágio.
3. Executar: a equipe deve realizar uma prova de conceito, testando o novo sistema BPM com um grupo limitado. Depois de incorporar qualquer feedback, a equipe pode começar a implementar o processo para um público mais amplo.
4. Monitorar: nesta fase, a equipe deve monitorar o processo, medindo as melhorias de eficiência e identificando gargalos adicionais. 
5. Melhorar: na etapa final, a equipe faz os ajustes finais no processo para otimizar ainda mais a atividade de negócios. O objetivo do gerenciamento de processos de negócios é encontrar continuamente maneiras de melhorar os processos de negócios e permitir que a organização trabalhe de maneira mais inteligente. 

Um projeto de BPM bem-sucedido requer um planejamento cuidadoso e comunicação aberta, mas depois de melhorar um conjunto de atividades, as equipes percebem rapidamente os benefícios disso.

Benefícios do BPM

O BPM, quando realizado corretamente, pode trazer muitos benefícios para o seu negócio, tais como os apresentados a seguir:

• Eficiência de custos: ao otimizar as operações e a colaboração e reduzir a duplicidade de esforços, as empresas podem diminuir os custos e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade.   
• Aumento de produtividade: a prática do BPM geralmente leva à automação de tarefas repetitivas, removendo gargalos e reduzindo etapas desnecessárias.
• Melhor satisfação do funcionário e do cliente: em vez de perder tempo realizando tarefas chatas e repetitivas, os funcionários podem dedicar mais tempo a atividades que agregam mais valor ao negócio e ao cliente.
• Estratégia corporativa mais forte: ao alinhar o BPM aos resultados de negócios, as organizações podem melhorar seu desempenho geral e otimização de recursos. 

Aqui, na Witix, um dos nossos diferenciais é desenvolver plataformas de BPM, a partir das quais os nossos clientes gerenciam os processos de seus produtos e/ou serviços. Essas plataformas de gerenciamento, independentemente do tamanho da empresa, são o meio mais eficiente de entregar valor, melhorar processos e cortar custos. Usar planilhas de Excel e múltiplos aplicativos para controlar os processos podem trazer mais dores do que benefícios. A vantagem de a sua empresa possuir uma plataforma de BPM desenvolvida especialmente para o seu tipo/modelo de negócio é a certeza de que, em um único lugar, você pode acompanhar todos os cinco ciclos de vida do BPM, além de melhorar continuamente e automatizar etapas repetitivas.