GTD ou Getting Things Done é um método desenvolvido por David Allen, criado em 2001, que consiste em reduzir a carga mental do gerenciamento das tarefas, transpondo-as do cérebro para algum gestor de anotações confiável, que pode ser acessado sempre que for preciso. Esse é um meio eficiente para não inundarmos a nossa cabeça com informações, e é a maneira de nos livrarmos da opressão da multiplicidade de tarefas que precisam ser realizadas. Mas não significa somente usar um software To Do List e “tá tudo certo”, pois as informações no mundo hoje chegam a cada minuto, de modo que escolher entre as opções e os critérios para a tomada de decisão entre as tarefas novas e aquelas que já estavam previstas também podem exigir mudanças rápidas.

Em razão da falta de foco e de objetivos definidos, as pessoas ficam em situações nas quais não sabem realmente decidir entre o que fazer e o que não fazer. Além disso, o bombardeio constante de novas informações torna, frequentemente, planos anteriores, decisões e dados relevantes esquecidos ou negligenciados. Assim, uma estratégia consistente precisa ser adotada, como veremos mais adiante.

Dado que a atenção que podemos dedicar ao nosso trabalho é finita, uma crescente quantidade de informação que clama por nossa atenção deve, em determinado momento, produzir uma sobrecarga, resultando que vários itens (potencialmente importantes) simplesmente não podem mais ser processados. O GTD destina-se a facilitar este processo inevitável de ignorar seletivamente as demandas e permanecer ao máximo no controle da situação.

O princípio fundamental do GTD é deixar fora da mente, em uma memória externa confiável (algum de sistema de anotação), para que possamos ficar focados no que é preciso fazer agora, em vez de deixar na cabeça várias ideias, planos e compromissos que podem ser realizados depois.

Em seu livro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, traduzido aqui no Brasil como A Arte de Fazer Acontecer, David Allen enumera os cinco estágios básicos a partir das quais é possível minimizar o estresse e, ao mesmo tempo, nos tornar mais produtivos. Veja o fluxograma a seguir e acompanhe a leitura.

Estágio 1: Coletar

A primeira fase consiste em coletar tudo que chama a sua atenção e que seja potencialmente relevante para você, seja qual for o assunto, importância ou o grau de urgência. Isso inclui e-mails, ligações, relatórios, itens da agenda, sugestões e solicitações de outras pessoas, bem como ideias e memórias pessoais. Para o processo de coleta, você precisa de uma ou mais ferramentas de coleta, que podem ser físicas (um caderno, por exemplo) ou eletrônicas (processador de texto ou apps, como Notion e Evernote). Essa coleta define a sua "Caixa de Entrada".

A coleta é somente o primeiro passo, para que você possa obter controle sobre os materiais coletados. Você precisa esvaziar a Caixa de Entrada regularmente. “Esvaziar” significa decidir o que fazer com os itens da Caixa de Entrada.

Estágios 2 e 3: Processar e Organizar

A sequência de decisões a serem tomadas começa na porção superior esquerda do fluxograma e prossegue para baixo. A primeira pergunta a fazer é: “O que é isso?” Observe que "isso" é uma palavra genérica, que pode se referir a um e-mail, algo no fundo da sua mente, uma nota, uma mensagem de voz, uma ideia etc, ou seja, qualquer item que tenha sido coletado. Aqui, o que você precisa saber é: “Esse item requer uma ação? A partir daí, você pode ir em uma direção ou em outra:

Se o item não for acionável, você pode tomar uma de três atitudes:

• Eliminar o item (jogar na lixeira) se você realmente não for usá-lo;
• Incubar o item para possível implementação posterior (ou seja, armazená-lo em Algum dia / Talvez, para você revisar posteriormente);
• Referenciar o item que não exigir ação, mas que você pode precisar consultá-lo depois (ou seja, armazene-o em Arquivar, para que fique organizado de forma que seja fácil de ser classificado e recuperado).

Se o item for acionável, você deve decidir “Qual é a próxima ação física?”

• Se houver mais de uma ação necessária, armazene-a em sua lista de Projetos.
• Se a ação exigir menos de dois minutos, não vale a pena o esforço de inseri-la no sistema: é melhor executá-la imediatamente.

• Se você não é a melhor pessoa para realizar a tarefa do item em questão, delegue a ação para alguém mais qualificado (pessoa/organização), e acompanhe para certificar-se de que você obterá o resultado desejado – convém também inserir essa tarefa em Aguardando.
• Se a ação em questão deve ser realizada em um determinado dia e hora, adie-a para o momento apropriado, e anote-a em seu Calendário.
• Se a tarefa for urgente, você deve fazê-la o mais rápido possível. Coloque-a em Próximas ações.

Quando você for revisar sua lista de Projetos, para cada um deles, você deve começar a desenvolver um Plano de projeto. Não precisa ser um esquema formal com prazos e objetivos, mas uma formulação da meta geral ou resultado desejado, com foco na lista de próximas ações necessárias para avançar em direção a esse objetivo. 

Uma vez que essas ações estejam definidas, elas precisam ser revistas, o que significa que elas devem seguir a parte do fluxograma que descreve a árvore de decisão para itens acionáveis. Em geral, não há necessidade de planejar ações com antecedência: uma vez que a primeira "próxima ação" estiver pronta, a “próxima ação” provavelmente se tornará óbvia.

 
Estágio 4: Revisar

A fase da revisão é muito importante, pois você precisa se lembrar do que ainda precisa fazer. A revisão diária inclui revisar primeiro o seu Calendário (que são as coisas que você deve fazer de vital importância hoje). Depois, verifique a sua lista de Próximas ações (quais são as coisas que você deve fazer assim que elas estiverem possíveis de serem realizadas). A revisão semanal é a mais aprofundada de todos os seus itens (potencialmente) acionáveis (Caixa de Entrada, Calendário, Próximas ações, Projetos, Planos de projeto, Aguardando, Calendário e Algum dia / Talvez ). 

É essencial ter uma visão geral do que deve ser feito no próximo período, para que você tenha a sensação de estar no controle. De modo prático, isso significa que você tem a certeza de que os diferentes itens em sua memória externa estejam gerenciados e atualizados. Isso inclui uma limpeza completa de Caixa de Entrada, e-mail e outros locais de coleta e, ainda, algumas ações adicionais para organizar tudo de acordo com o fluxograma.

Ter o hábito de fazer revisão periódica é também uma maneira de você desenvolver a confiança em seu sistema de gestão de tarefas. Caso a revisão não seja periódica, é preciso ficar atento, pois tudo pode dissipar-se rapidamente. Quando novas coisas não forem processadas e começarem a se acumular, os planos anteriores tendem a ficar desatualizados, em razão das circunstâncias ou da falta de acompanhamento. Por outro lado, se a revisão for sistemática todas as semanas, esse sentimento de controle e o direcionamento para um objetivo pode se tornar permanente.

Estágio 5: Fazer

Uma vez que você tiver o controle das tarefas e tudo estiver devidamente atualizado, o que você deve fazer agora? David Allen propõe três modelos de decisão:

O primeiro deles consiste no “modelo dos quatro critério de escolha de ações:

1. Contexto: O que você pode fazer aqui e agora? Você não pode realizar as mesmas ações quando está em sua mesa do escritório como quando você está andando na rua. O contexto limita suas escolhas às tarefas que você pode desempenhar de forma prática. Se você tem um grande número de "próximas ações", é recomendável classificá-las por contexto (“escritório”, “casa”, “na rua” etc.), de modo que as ações que exigirem o mesmo contexto podem ser facilmente executadas em conjunto.
2. Tempo estimado: Quanto tempo você dispõe agora? Ajuste a duração da tarefa de acordo com a quantidade de tempo que você tem disponível: se o tempo for limitado, realize apenas ações curtas.
3. Energia física e mental: quanta energia você tem neste momento? Adapte sua escolha de ação ao seu nível de energia física e mental: quando estiver cansado, faça apenas ações rotineiras, e mantenha ações difíceis para quando você se sentir mais energizado.
4. Prioridade: Quais são suas prioridades? De acordo com o contexto, o tempo e a energia disponíveis, verifique que ação deve ser feita prioritariamente. Os dois modelos a seguir podem ajudar a responder a essa pergunta.

O segundo modelo é o “modelo triplo de avaliação do trabalho diário”, que propõe as seguintes estratégias:

      a. Trabalhar conforme as demandas que aparecerem

      b. Fazer um trabalho predefinido

      c. Definir o seu trabalho

Na estratégia Trabalhar conforme as demandas que aparecem (a), avalie se a tarefa que surgiu é a mais importante que deve ser feita. Quando você realiza tarefas à medida que aparecem (atendendo a uma chamada, conversando com um colega de trabalho, respondendo a um e-mail que acaba de chegar etc.) significa que você está decidindo que essas tarefas são as mais importantes nesse momento. Porém, você pode decidir, se possível, adiar a tarefa que surgir, a fim de focar em Fazer um trabalho predefinido (b). Isso significa que você deve ir à lista de Próximas ações. Se você não tem nenhuma próxima ação listada, ou se você não se sente confiante de que a “próxima ação” listada é a melhor coisa a fazer, você deve definir seu trabalho (c).

Esse é um processo semelhante à fase de revisão, em que você limpa sua mente atualizando seu sistema de listas To Do.

Ainda assim, para ter certeza de que o que você está fazendo é realmente importante, você precisa de um insight mais profundo em seus objetivos e valores gerais. Para tanto, David Allen propõe o terceiro modelo: “o modelo dos seis níveis de revisar o próprio trabalho”. O autor usa a analogia da aviação para definir os níveis:

• Mais de 50.000 pés: Vida
• 40.000 pés: Visão para três a cinco anos
• 30.000 pés: Metas para um ou dois anos
• 20.000 pés: Áreas de responsabilidade
• 10.000 pés: Projetos atuais
• Pista: Ações atuais

Você pode definir metas para diferentes períodos ou intervalos de tempo, de tarefas para realizar imediatamente (Pista) a missões que se estendem pelo resto de sua vida (Vida). Este último exige que você responda a perguntas quase filosóficas, por exemplo: "Qual é o meu propósito na vida?" Segundo Allen, é importante envolver-se de vez em quando neste “pensamento vertical” e editar e rever essas listas de metas, para não estar constantemente perseguindo prioridades no nível da Pista.

Se você é o CEO de sua empresa ou trabalha como gestor de projetos, convém adotar uma ferramenta confiável de gestão de tarefas e disseminar a estratégia do GTD, para que as equipes fiquem alinhadas com todos os projetos e tarefas em curso. Assim, as cargas de informações e tarefas ficam organizadas – e a mente de todos, menos sobrecarregadas.

Há inúmeras ferramentas no mercado que você pode testar gratuitamente para usar as técnicas do GTD (Monday, Trello, Paymo, Asana etc.). Aqui, na Witix, utilizamos há alguns anos o Asana como recurso GTD, cujas tarefas são compartilhadas entre equipes e clientes, para tomadas de decisões e para acompanhar as etapas dos projetos que desenvolveremos.

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